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06 Luglio 2020 Olivetti - Verbale di accordo videosorveglianza

- Nel corso dell’incontro odierno Olivetti ha illustrato l’esigenza di aggiornare e uniformare il processo, i sistemi e gli impianti in essere di videosorveglianza/videoregistrazione in TIM e nelle Aziende del Gruppo;
- le infrastrutture di telecomunicazioni rivestono un ruolo sempre più strategico nelle società digitali, garantendo l’erogazione di vitali servizi, pubblici o privati, e l’indisponibilità, anche parziale, dei servizi erogati da tali infrastrutture potrebbe determinare gravi ricadute negative nel Paese compromettendo la qualità della vita dei cittadini;
- i recenti provvedimenti legislativi intervenuti in tema di misure di sicurezza a tutela degli asset che assicurano l’erogazione dei servizi forniti a supporto delle attività strategiche per la sicurezza nazionale e al servizio universale corrispondente ai servizi di telefonia e di accesso a Internet tramite linee di rete fissa (Decreti del Presidente del Consiglio dei ministri - D.P.C.M. del 16/10/2017 e del 2/11/2017), assunti dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri sulla base della istruttoria in tema di esercizio dei poteri derivanti dalla disciplina della c.d. “Golden Power”, impongono di garantire adeguati livelli di sicurezza;
- la circolare INL n.5 del 19/02/2018 ha semplificato il processo autorizzativo relativo all’installazione e utilizzo di impianti audiovisivi, superando l’obbligo di specificare il numero e il posizionamento delle videocamere e il sistema a doppia chiave fisica o logica per accedere alle immagini videoregistrate;
- nel Gruppo TIM esistono modalità e tempi differenti di conservazione delle immagini videoregistrate derivanti dai diversi tipi di autorizzazione (accordi sindacali o autorizzazioni ministeriali o DPL);
- le Parti intendono individuare, alla luce delle modifiche legislative citate, nuove modalità di gestione delle immagini videoregistrate uniformando i tempi di conservazione e le modalità di accesso alle immagini individuando soluzioni sostenibili che sappiano salvaguardare la dignità e la riservatezza delle persone;
Tutto ciò premesso si conviene quanto segue
1. Presidio dei siti aziendali
1.1. Il presidio dei siti aziendali (quali sedi direzionali, sedi ad uso ufficio, centrali e infrastrutture, data center, permutatori di centrale, negozi sociali, Stazioni Radio Base), attuato attraverso l’istallazione di sistemi di videosorveglianza/videoregistrazione, risponde alle esigenze organizzative e produttive, alla tutela del patrimonio aziendale e dei lavoratori.
1.2. La numerosità dei siti del Gruppo TIM (14.543 immobili valutati nel 2020) ha richiesto una loro classificazione costruita sulla base della gravità delle conseguenze derivanti da un’eventuale azione ostile, rispetto alla tenuta complessiva del sistema aziendale.
1.3. La classificazione dei siti è stata poi integrata, in linea con la metodologia di gestione del rischio, con gli altri elementi ricavati dalla mappatura dei rischi, dalla probabilità che si verifichi un evento ostile e dal censimento delle vulnerabilità, con l’obiettivo d’individuare idonee contromisure di protezione, tra le quali sono ricompresi i sistemi di videosorveglianza e videoregistrazione. La classificazione dei siti è riportata in allegato 1.
2. Sistemi di videosorveglianza e videoregistrazione
2.1. Considerate le dimensioni e la complessità del perimetro di riferimento (numero ed eterogeneità dei siti aziendali) nell’allegato 2 sono riportati gli schemi generali atti a rappresentare gli esistenti impianti di videosorveglianza e videoregistrazione, cui si farà riferimento per l’aggiornamento o l’installazione ex novo.
2.2. Più in dettaglio, il numero delle telecamere, il posizionamento, gli angoli di ripresa, i videoregistratori utilizzati, la gestione in locale o da remoto, ed ogni altro dettaglio, sono normalmente stabiliti caso per caso in esito ai risultati di specifiche analisi dei rischi di sicurezza.
2.3. Le caratteristiche standard dei sistemi installati sono riportate nell’allegato 3 e saranno adeguate sulla base delle migliori tecnologie tempo per tempo disponibili.
I suddetti aggiornamenti dei sistemi saranno realizzati da imprese abilitate all'esercizio di tale attività conformemente a quanto stabilito dalle norme tecniche vigenti.
2.4. Gli impianti sono costituiti da telecamere che possono essere orientate anche verso i luoghi di lavoro (ove per luoghi di lavoro si intendono, a titolo di esempio, le aree del permutatore, i piazzali aziendali, i corridoi, gli atri e gli sbarchi ascensore). L’angolo di ripresa sarà coerente con le ragioni legittimanti il controllo così come indicate nell’accordo al punto 1.1. In tal caso sarà imposto un limitato angolo delle riprese evitando, quando non indispensabile ai fini della video analisi, immagini dettagliate in modo proporzionato al grado di rischio sinteticamente mappato nell’allegato 1, nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali (come richiamata più avanti) nei principi di legittimità e determinatezza del fine perseguito, della sua proporzionalità, correttezza e non eccedenza.
2.5. Non è prevista l’installazione di telecamere brandeggiabili o dotate di zoom, né saranno utilizzati sistemi di videosorveglianza dotati di software che permettano il riconoscimento della persona tramite collegamento o incrocio o confronto delle immagini rilevate (ad es. morfologia del volto) o con altri specifici dati personali (in particolare con dati biometrici, ovvero sulla base del confronto della relativa immagine con una campionatura di soggetti precostituita alla rilevazione medesima). Eventuali esigenze differenti saranno preventivamente illustrate alle Organizzazione Sindacali.
2.6. I sistemi impiegati per la registrazione delle immagini sono programmati in modo da operare al momento prefissato, per un massimo di 7 giorni successivi, l'integrale cancellazione automatica delle informazioni allo scadere del termine previsto da ogni supporto (mediante sovra-registrazione), rendendo di fatto non recuperabili i dati cancellati.
3. Soggetti legittimati all’accesso dei dati
3.1. In ogni caso i dati raccolti mediante sistemi di videosorveglianza sono protetti da stringenti misure di sicurezza che consentono di monitorare l'attività svolta da parte del personale incaricato di visionare le immagini o di controllare i sistemi di ripresa. La struttura nazionale Control Room Security in ambito Security di TIM e le strutture Physical Security territoriali (Nord, Centro e Sud) di TIM potranno visionare le immagini in play back ovvero in tempo reale in caso di necessità (es. attivazione allarmi, richieste di intervento, eventi anomali, incidenti di sicurezza). Laddove presenti, i presidi di Vigilanza avranno accesso alle immagini solo in tempo reale ed esclusivamente per la sede di competenza. Esclusivamente per le sedi di P.le Perosa/Strambino in Scarmagno (TO) e di Via Turanense km 41,500 in Carsoli (AQ), le immagini sono registrate in loco e l’accesso alle stesse, in play back o in tempo reale, è consentito all’istituto di vigilanza su richiesta della security di Olivetti.
3.2. Presso la struttura nazionale Control Room Security in ambito Security di TIM è stata realizzata una piattaforma di Video Management System (VMS) per garantire una più efficiente gestione centralizzata dei videoregistratori presenti nei siti del Gruppo TIM. Allo stato attuale restano da integrare su tale piattaforma impianti realizzati con apparati di tecnologia non compatibile. Per questi ultimi sono già state avviate iniziative tendenti a superare le citate limitazioni tecnologiche e a garantire l’integrazione su VMS dell’intero parco apparati di videoregistrazione nel più breve tempo possibile. È in fase di studio la possibilità di inserire gli impianti di videoregistrazione delle sedi di Scarmagno (TO) e Carsoli (AQ) nella piattaforma VMS.
4. Conservazione dei log di accesso
4.1. L’accesso alle immagini videoregistrate è consentito esclusivamente al personale appartenente alla struttura nazionale Control Room Security in ambito Security di TIM e al personale delle strutture Physical Security territoriali (Nord, Centro e Sud) di TIM; al momento dell’estrazione delle immagini è previsto il tracciamento dei log di accesso e delle attività svolte (in particolare: matricola dell’operatore che ha avuto accesso alle immagini, data, ora e identificativo impianto). I log di accesso saranno conservati per un periodo di sei mesi. Esclusivamente per le sedi di Scarmagno (TO) e Carsoli (AQ), è previsto il tracciamento dei log di accesso del personale dell’istituto di vigilanza.
4.2. La videosorveglianza e la videoregistrazione saranno utilizzate nel rispetto della disciplina dettata dal D.Lgs. n. 196/2003 (Codice in materia di protezione dei dati personali) integrato con le modifiche introdotte dal D.Lgs. n. 101/2018 recante Disposizioni per l'adeguamento della normativa nazionale alle disposizioni del Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 e dai relativi provvedimenti del Garante per la Protezione dei Dati Personali emessi sulla tematica.
5. Tempo di conservazione delle immagini
5.1. A seguito del presente Accordo, le immagini videoregistrate saranno archiviate e conservate secondo le seguenti indicazioni, che tengono conto del possibile impatto di eventuali azioni ostili:
a) per tutti gli impianti di videoregistrazione presenti presso siti di classe I e II: per un massimo di 7 giorni successivi alla rilevazione delle informazioni e delle immagini raccolte mediante l'uso di sistemi di videosorveglianza;
b) per tutti gli impianti di videoregistrazione presenti presso siti di classe III: per un massimo di 3 giorni dalla rilevazione, al netto delle giornate del sabato, della domenica e delle festività;
c) per tutti gli impianti di videoregistrazione presenti presso siti di IV e V classe: per un massimo di 2 giorni dalla rilevazione, al netto delle giornate del sabato, della domenica e delle festività.
Inoltre, prescindendo dalla citata classe dell’immobile ospitante, per gli impianti di videosorveglianza e videoregistrazione riconducibili ai seguenti raggruppamenti (o in futuro assimilabili):
• Data Center
• Negozi Sociali
• Permutatori di centrale
• Sedi direzionali
• Sistemi trasmissivi mobili di telecomunicazioni
• Stazioni Radio Base (SRB)
la conservazione delle immagini sarà consentita per un massimo di 7 giorni successivi alla rilevazione delle informazioni.
5.2. Allo scadere del tempo di conservazione le immagini saranno soggette a cancellazione automatica, fatto salvo il caso in cui si debba ottemperare ad una specifica richiesta investigativa dell'Autorità Giudiziaria o di Polizia Giudiziaria ovvero a seguito di apertura di un incidente di sicurezza.
5.3. Ad eccezione delle attività connesse alle richieste dell'Autorità Giudiziaria e della Polizia Giudiziaria, l'Azienda garantisce che, in coerenza con le modalità indicate dal Garante per la Protezione dei Dati Personali, saranno previsti diversi livelli di accesso ai sistemi, secondo quanto di seguito indicato, avendo riguardo anche ad eventuali interventi per esigenze di manutenzione.
5.4. A fronte di segnalazioni circostanziate che dovessero pervenire non in forma anonima all'Azienda, relativamente a potenziali reati, illeciti o incidenti di sicurezza, la struttura nazionale Control Room Security in ambito Security di TIM, o alla security di Olivetti esclusivamente per le sedi di Scarmagno (TO) e Carsoli (AQ), potrà visionare le immagini registrate dall'impianto in questione. A tal fine, la struttura nazionale Control Room Security in ambito Security di TIM, o la security di Olivetti esclusivamente per le sedi di Scarmagno (TO) e Carsoli (AQ), procederà alla visione delle immagini unitamente alla competente struttura territoriale di Physical Security Operations di TIM; dell’accesso alle immagini stesse sarà data tempestivamente informazione alla RSU Olivetti dell'Unità Produttiva interessata. A seguito della visualizzazione delle immagini la struttura competente potrà denunciare il fatto all’Autorità Giudiziaria per l’avvio dell’iter di indagine come previsto dalla legge.
5.5. Tutti i soggetti che procederanno alla visione delle immagini saranno in ogni caso tenuti alla massima riservatezza. I dati raccolti saranno trattati secondo la disciplina dettata dal D. Lgs 196/03 novellato dal D.Lgs 101/18 e Regolamento 2016/679/UE in materia di protezione dei dati personali, nonché secondo la disciplina lavoristica in materia di impiego di "strumenti dai quali derivi la possibilità di controllo a distanza dell'attività dei lavoratori" ex art. 4, della Legge n. 300/1970 come modificato dall'art. 23 D.lgs n. 151/2015. I dati raccolti non potranno essere utilizzati al fine di verificare il corretto adempimento della prestazione lavorativa e pertanto non potranno essere diffusi in altri ambiti aziendali. Solo in caso di comprovata ricorrenza di fattispecie costituente possibile reato/illecito denunciata all’autorità competente, come previsto al punto 5.4, i dati potranno essere usati ai fini disciplinari.
5.6. Le immagini non potranno essere trasferite su supporti di memoria portatili (quali a titolo esemplificativo e non esaustivo memorie USB, CDROM, ecc.) fatto salvo il caso in cui si debba ottemperare ad una specifica richiesta investigativa dell'Autorità Giudiziaria o di Polizia Giudiziaria ovvero a seguito di apertura di un incidente di sicurezza.
6. Informativa
6.1. In coerenza con la normativa vigente saranno inviate comunicazioni scritte ai lavoratori al fine di fornire adeguata informazione delle modalità d'uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli. I dati oggetto della presente intesa saranno trattati e conservati, secondo i principi stabiliti dalla Normativa sulla protezione dei dati personali.
6.2. L'attivazione degli impianti in questione sarà resa nota mediante affissione di appositi cartelli informativi sia all'esterno che all'interno dei locali soggetti a videosorveglianza (esempio in allegato 4), previa informativa alle RSU Olivetti delle Unità Produttive interessate.
6.3. Qualora venissero apportate modifiche e/o integrazioni che non alterino in modo significativo le potenzialità degli impianti, in relazione alle tutele contenute nel presente accordo, l’Azienda fornirà comunque opportuna informativa alle RSU Olivetti delle Unità Produttive interessate.
6.4. Anche alla luce delle intervenute modifiche legislative e provvedimenti amministrativi, le Parti si danno atto che con il presente verbale si intendono superati i precedenti accordi sindacali, stipulati a qualsiasi livello, relativi agli impianti di videosorveglianza disciplinati dal presente verbale.
7. Verifiche
7.1. Le parti si danno atto che si incontreranno a livello centrale entro 6 mesi dalla sottoscrizione del presente accordo ai fini di monitorarne l’applicazione, anche in relazione all’applicazione dei punti 6.2 e 6.3.
per Olivetti S.p.A.
per SLC-CGIL
per FISTel-CISL
per UILCOM-UIL
per UGL Telecomunicazioni
per RSU Olivetti

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